フリーランス採用代行活用のメリット・デメリット。違法性の有無も解説

少子高齢化で人材不足が進み、人材の獲得競争が激しくなっている昨今。さらに、求人情報との接点や、採用チャネルが多様化しており、採用側の企業の負荷は増える一方です。

そのため、社内のリソースが足りず、採用業務を外部に委託したいと検討している企業も多いでしょう。しかし、採用業務の代行サービスはコストが高くつくのではないかといった懸念もあるかと思います。

その場合、採用代行をフリーランスに依頼するのも選択肢の1つです。

そこで、こちらの記事ではフリーランスによる採用代行を検討される方に向けて、メリット・デメリットや、依頼する際のポイントを紹介します。

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そもそも採用代行とは、社内の人事に関する採用業務を外部のサービスに委託することです。英語では、「Recruitment Process Outsourcing（リクルート・プロセス・アウトソーシング）」となり、略語の「RPO」とも呼ばれています。

WebやSNSなどを中心に採用チャネルが複雑化し、採用業務の負荷が増大していることなどを背景に、採用代行が注目を浴びるようになりました。

採用代行の具体的な業務

以下は採用代行サービスで提供される典型的な業務の例です。

• 採用計画の立案
• 母集団の形成
• 応募者の選考
• 内定者のフォローアップ
• 入社後の定着支援

それぞれを紹介していきます。

採用計画の立案

自社で採用したい人材の人物像や人数、採用にかけられる予算、採用時期などを踏まえてて、採用計画を立案します。すでに定まっている採用計画に対して、方針に問題がないかなどを見直してもらうことも可能です。採用計画を実現するための、システム導入や、面接官のトレーニングなど教育研修を代行する場合もあります。

母集団形成

採用対象となりうる人材のプール形成に必要な業務を行います。例えば、自社に興味を持つ候補者を集めるための説明会やイベントの運営、WebサイトやSNSでの情報発信、求人媒体の運用、人材紹介会社の開拓などが具体的なアクションとしてあげられます。

イベントの運営やWebサイトの運用などは人手がかかるうえに、採用部門にノウハウがないことも多いため、外部に代行をする企業も多くなります。

応募者の選考

応募者の選考プロセスでは、書類のチェック、筆記試験の実施、面接のスケジュール調整や面接の実施、採用候補者への合否連絡まで代行するケースもあります。

内定者のフォローアップ

採用代行サービスでは最終的な内定の決定までは行わないのが一般的ですが、内定者のフォローアップは代行されることもあります。入社するまでの業務連絡や内定者との面談、内定者研修の計画と実施などがあげられます。

入社後の定着支援

採用代行サービスは内定者の入社後にまでサービスが及ぶケースもあります。入社してからのアンケート、自社側の担当者へのフィードバック、早期離職を防止する施策などを実施してくれます。

採用代行は採用代行サービスを提供する企業に依頼をするのが一般的ではありますが、採用代行を専門とするフリーランスに委託するという選択肢もあります。

フリーランスの採用代行は、法人と比べて低コストで柔軟な対応が期待できます。また企業に依頼する場合と異なり、業務を実施する担当者があらかじめ明確であるという点も魅力です。

一方で、いくつかの側面から、採用代行業務を本当にフリーランスに依頼してもよいのだろうかと不安に思われる方もいらっしゃるかと思います。特に多くの方が不安に思われるポイントは法律的に問題がないかという点ではないでしょうか。まず、「フリーランスへの採用代行は違法ではないか？」という点について説明します。

フリーランスへの採用代行は違法ではないか？

採用試験問題の作成代行や、採用説明会の運営支援といった事務の代行であれば、第三者に業務委託をすることは問題はないと考えられますが、募集や選考自体に関わる業務の委託は、職業安定法上で定める「委託募集」に該当する場合があります。「委託募集」に該当する場合は、厚生労働大臣または、都道府県労働局長の許可が必要となります。

また、求職者の募集・選考は「職業紹介」にあたるという見方もあり、報酬を払って「職業紹介」を行う事業者は有料職業紹介事業の許可を得ている必要があります。

業務内容次第では上記のような許可が必要となるためフリーランスの採用代行自体が違法なのかと勘違いされる方もいますが、個人事業主であっても委託募集の受託者としての許可や、有料職業紹介事業の許可は取得できるため、それらの許可を得ていれば決して違法ではありません。

そもそも「委託募集」や「職業紹介」に該当しない業務であれば心配はありませんが、難しいポイントとして、自社が委託しようとしている業務が「委託募集」や「職業紹介」にあたるのかの線引きが必ずしも明確ではないという点があります。上記は労働局へのヒアリングをもとに記載しておりますが、その公式な見解を保証するものではありませんので、不安に感じられる点は都道府県の労働局などに確認をしていただければと思います。

上記の懸念点をクリアしたうえで、フリーランスに採用代行を任せるメリットについて、紹介していきます。

コストの削減につながる

必ずしもフリーランスだから料金が安いというわけではありませんが、企業に委託する場合は担当者の人件費以外にもさまざまな間接費用が料金に含まれることになるため、価格は高くなる傾向にあります。

また、企業が一度設定した価格を頻繁に変更したりすることはできませんが、フリーランスの場合「稼働に空きができた」「内容に興味があるから報酬が少なくても対応したい」といった理由で本来よりも低い価格を提示してもらえる場合もあります。

そのため、採用代行にそこまで費用をかけられないという企業は、フリーランスへの委託を検討してみてもよいでしょう。

柔軟な対応が期待できる

企業の採用代行サービスの場合は、業務範囲とその料金が明確に定められており、柔軟な対応が難しい側面があります。しかし、個人のフリーランスの場合は、その人の裁量次第で、業務内容や料金の変更を検討してもらえる可能性があります。

「委託したい業務内容が明確に定まっていない」「進めながら業務内容を調整していきたい」といった企業の方には魅力的なポイントと言えるでしょう。

担当者が明確

企業の採用代行に依頼する場合、企業としての評判はよくても、よい担当者がついてくれるかどうかは不明瞭な部分があります。ただし、フリーランスであれば、基本的に依頼したその人が対応することになるため、最初から人となりがわかりやすいことがメリットです。特に面接や説明会など候補者と対峙する業務を委託する場合には、その担当者が企業の顔となるので、その意味でも非常に重要なポイントと言えます。

ここまで、フリーランスに採用代行を任せるメリットを紹介してきましたが、デメリットもあります。

フリーランスに採用代行を任せるデメリットもおさえることで、フリーランスに依頼するかどうか検討しやすくなるでしょう。

増員・人員変更が難しい

法人に採用代行を依頼した場合、役割を分担したチームで請け負うことが多くなります。ただし、フリーランスは基本的に1人で担当するために、急な増員や人員変更が難しいことがデメリットです。

フリーランスに依頼する際には、採用業務の一部のみを依頼するかなど、よく検討することが大切です。

情報管理に注意が必要

代行する業務次第では、求職者の個人情報を扱う必要があります。一般的に、委託先が企業であれば、個人情報保護のためのしっかりとした対策が取られていると考えられますが、フリーランスの場合は、そこまで整備ができていない可能性も考えられます。

提供する情報や作業環境、作業端末に制限を設けるなど、情報漏洩を未然に防ぐための対策をしっかりと講じたうえで業務を委託するようにしましょう。

最後に、フリーランスに採用代行を任せる際のポイントを紹介します。メリット・デメリットをおさえたうえで、自社に適したフリーランスを見極めましょう。

実績・スキルを確認する

フリーランスに採用代行を依頼する際には、実績を細かく確認することが欠かせません。採用代行と言っても業務の幅はかなり広いですし、対象としているポジション（職種や役職）などによっても求められるスキルや経験は大きく異なります。過去に採用業務に携わっていた企業の業種や規模、採用していた職種や役職、母集団形成から採用の決定までのどのプロセスを主に担っていたのかなど細かい実績や経験をヒアリングすることが大切です。

コンプライアンス意識を確認する

上述のとおり、採用代行に関する業務はセンシティブな個人情報を扱うため、セキュリティ意識をしっかりと持っているか、関連する法令などについてもアンテナを張れているかなども確認するようにしましょう。

また、面接など候補者とのコミニュケーションの中でのコンプライアンス意識を欠いた発言は企業の信用を大きく失墜させかねません。そういった問題を起こしそうな兆候がないか注意深くチェックするようにしましょう。

この記事では、フリーランスに採用代行を依頼するメリットやデメリット、注意点を解説してきました。

扱う情報や業務内容の性質上フリーランスに採用代行を委託するのを不安に思われる方もいらっしゃるとは思いますが、リスク対策をしっかりと行えば、フリーランスに採用代行を委託するメリットも多いので、選択肢の一つとして検討に値すると言えるでしょう。

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