人手不足の対策方法は？人材を確保するためのポイント

人事・採用最終更新日：2023-08-04

人手不足の状況では、企業が目指す利益を得られないばかりか、企業運営の継続すら難しくなる恐れがあります。まずは、人手不足の現状と原因を把握し、適切に対処しましょう。

この記事では、人手不足の現状から原因、人材を確保するためのポイントまで詳しく解説します。

人手不足の現状

帝国データバンクの「人手不足に対する企業の動向調査（2023年4月）」によると、正社員の人手不足企業の割合は2023年時点で51.4％です。業種別では、「旅館・ホテル」が75.5％と最も高く、「情報サービス(74.2％)、「メンテナンス・警備・検査（67.6％）」」が続きます。

一方、非正社員の人手不足企業の割合は30.7％で、業種別では「飲食店」が85.2％と最も多く、「旅館・ホテル（78.0％）」が続きます。

2018年11～12月頃にピークを迎えた後は人手不足が大きく解消されたものの、2020年頃から増加傾向にあります。これは、アフターコロナに向けて国内景気が回復傾向にあることで、必要な従業員数が増加したためと考えられます。

人手不足の原因

内閣府の資料「令和4年度　少子化の状況及び少子化への対処施策の概況」によると、15～64歳の生産年齢人口は2010年頃をピークに減少を始め、2060年には約半数にまで減少することが見込まれています。

少子高齢化による生産年齢人口の減少で人材獲得の競争率が高まっていくことは明白なため、1人あたりの生産性を高めるとともに、人材獲得と退職率の抑制に向けて、早期に対策を始めることが大切です。

人手不足の原因は企業によって異なりますが、大きくは以下の2つにわけられます。

人材の採用・定着に失敗している
業務が非効率的なため必要以上に人手がかかる

それぞれの原因について詳しく解説していきます。

人材の採用・定着に失敗している

人材を採用したくてもマッチする人材から応募がない、すぐに辞めてしまうといった場合は次の原因が考えられます。

採用する人材の年齢や性別の幅が狭い

社員の年齢層や性別の構成が偏っていたり、女性のキャリアアップや活躍を支える体制が整っていなかったりする場合、応募をしてくれる候補者の数もそれに合わせて偏りが生まれ、十分な候補者の確保が難しくなります。

幅広い性別、年齢層、多様なバッグラウンドの人材が活躍できるように体制を整えましょう。それにより採用対象となる候補者の母集団を広げ、採用成功の可能性を高めることが重要です。

入社前と入社後のギャップが大きい

入社前に希望していた働き方ができなかったり、予想していた額の収入を得られなかったりした場合、せっかく入社をしてくれた社員も早々に退職してしまう可能性があります。

例えば、求人概要に「給与30万円～」と記載した場合、30万円よりも高い給与を求職者が期待する場合もあるでしょう。しかし、実際には給与が30万円から一向に上がらないとなれば、期待とのずれでモチベーションを維持できなくなり、退職につながる可能性があります。

その他にも、入社前後のギャップには次のようなケースがあります。

有給休暇を取得できる旨が記載されていたのに取得しづらい雰囲気がある
毎年の昇給額が予想以上に低かった
サポートが充実していると記載されていたのに自主学習を求められた
人間関係がうまくいかなかった

なんとしても人材を採用したいと言う思いから、見栄えの良い求人情報つくってしまうのはよくあることですが、それで採用ができたとしても、ギャップを理由にすぐに退職されてしまっては、そこまでにかけた採用コストは水の泡となり、逆効果です。

職場の実態を正しく反映した求人情報の作成を心がけ、自社や業務について正しい理解を持った上で、入社をしてもらえるようにしましょう。入社前と入社後のギャップを埋めるためには選考前にカジュアル面談を行ったり、入社前の内定者とのコミュニケーションの場を設けるのも良いでしょう。

業務が非効率なため必要以上に人手がかかる

人手不足は採用面だけの問題ではありません。仮に社員の採用や定着がうまくいったとしても、業務自体が非効率で必要以上に人手がかかるとなれば、人手不足は続いてしまうでしょう。

業務が非効率になってしまう要因としては以下のようなことが考えられます。

IT化が進んでいない

Eコマースによる販売の効率化、SaaSの導入によるバックオフィス業務の効率化など、IT活用による業務効率化をすすめられている企業とそうでない企業とでは、同じ利益を生み出すために必要な人員数が大きく異なります。

IT化が遅れる理由は、費用面の問題、技術的な知識・リソースの不足、企業文化や意識の問題、セキュリティへの懸念などが挙げられます。理由は様々ですが、IT化が進んでいない企業では必要以上に人手がかかってしまい人手不足に陥る可能性が高くなります。

また、電子データを送ればすむものを、わざわざ紙で印刷して郵送をしているなど、明らかなIT化の遅れがあると、従業員はその仕事に意義を感じづらくなり、離職につながる可能性も考えられます。その意味でもIT化の遅れは人手不足につながる大きな課題です。

業務が属人化している

株式会社デジタル・ナレッジの調査によると、中小企業の4社に1社が最も大きな課題として業務知識の属人化を認識しています。

特に人手不足で多忙な職場では、ノウハウの共有や業務のマニュアル化に時間をかけることができず、業務の属人化が進みやすい傾向にあります。業務の属人化が進むとノウハウが共有されず全体の業務効率が上がりにくくなります。さらには、1人が休暇をとったり退職をしたりするだけで、業務全体が止まってしまい、その遅れを補うためにまた人が必要になると言うこともあり得ます。

人手不足により、属人化が進み、それにより業務効率が上がらず、人手不足が解決されないという負のスパイラルのような状況と言えます。

業務の属人化を防ぐには、業務手順やノウハウを可視化し共有をするための時間を業務の一部として組み込むなどの方法が考えられます。また、1つの業務に主な担当者とサブの担当者を設けることも有効です。

人手不足の対策方法

人手不足の対策としては、ここまでで説明をした人手不足の原因を解消するようなアプローチが求められます。例としていくつかの基本的な対策を以下に記載します。

女性やシニアが働きやすい環境・制度の見直し

中小企業白書の「第2部　深刻化する人手不足と中小企業の生産性革命」によると、女性の就業率は男性と比較して20代後半まではほぼ同じように推移しています。しかし、20代後半～30代前半の結婚・子育ての時期には就業率が低下しているのが現状です。1997年と2017年では女性の就業率が上昇しているものの、男性との差は依然大きく、女性が働きやすい社会の形成がまだまだ実現できていないことがわかります。

一方、男性は60代前半に就業率が上昇しており、シニア世代の労働参加が進んでいます。

こう言った状況を踏まえ、女性やシニアが活躍できる体制を整えることも人手不足対策の1つの方法です。

多様な働き方へ対応できる制度の策定

女性やシニアの採用に限らず、多様な働き方を実現できる企業を目指して、時短勤務やフレックスタイム制、裁量労働制、リモートワークなどを導入することも1つの方法です。

これにより、採用対象者の幅が広がり、採用が行いやすくなることに加えて、多様なバックグラウンドの人材を受け入れることで、業績への良い影響も考えられます。厚生労働省の「多様な働き方の実現応援サイト」では、さまざまな企業の取り組みが紹介されているので参考にしてみても良いでしょう。

外国人労働者の活用

業種によっては、外国人労働者を活用できます。コンビニエンスストアや建設現場などでは、外国人労働者の採用が活発化しています。オフィスワークでも、日本語や業務スキルに問題がなければ雇用は可能です。人材不足を解消する効果的な手段になり得るため、現実的に外国人の採用は可能かどうか検討してはいかがでしょうか。