外部人材活用2019.07.01

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Doistのマーケティング責任者が語るリモートワーク管理のベストプラクティス(前編)

この記事はタスク管理アプリのToDoistとコミュニケーションツールのTwistを開発するDoist社のブログ記事『Managing Remote Employees: Best Practices from Doist’s Head of Marketing』をDoist社の許諾のもと抄訳したものです。

「でも、メンバーが実際に働いているかどうかどうやって把握するんですか?」これは、リモートワークOKの会社でチームリーダーを務めているとよく聞かれる質問です。この質問には、オフィスにいれば、その人は働いているだろうという前提が暗に含まれています。つまり、「座っている = 仕事をしている」ということです。

しかし、人は仕事とは無関係のこともオフィスで行っています。Twitterをチェックしたり、非生産的な会議に出席したり、重要なレポートを作成すべきときにメールに時間を奪われたりしています。実際、オフィスワーカーは1日に3時間しか仕事をしていないという調査もあります。

また、リモートワークOKの会社の場合でも、自分たちなりの解釈での「座っている = 仕事をしている」ルールに固執してしまっています。例えば、メッセージングツールには、あなたが「仕事中」であることを示す緑色のランプがあります。また、メッセージにすぐに返信をすれば、あなたが「働いている」と考える会社もあります。さらに、従業員のコンピュータに追跡ソフトをインストールして、自分が行っていることを把握するように要求する会社さえあります。

しかし、勤務時間内のリモートワーカーが常に対応可能であるべきという期待は、リモートワークの最大の利点の1つを台無しにします。それは、仕事を完遂するために一度オフラインになり、準備ができたときに再度オンラインになることができるという利点です。(非同期コミュニケーションとも言います)

リモートチームの効果的なマネジメントとは、チームメンバーがオンラインで費やす時間を監視すること(これは最も従業員の自律性と意欲を喪失させます)ではなく、そもそもマイクロマネージメントを必要としないチームを構築し、そのチームをサポートすることです。

過去6年間、Doistのマーケティング責任者として、私はフルリモートのチームのハンズオン/ハンズオフの健全なバランスをとるよう努めてきました。 Doistの他のマネージャーと同様、私がチームメンバーと実際に会うことができるのは、会社のイベントで年に一度だけです。そのため、チームメンバーが確実に会社のビジョンに向かって働き、しかも1日の終りにはちゃんとオフラインになり活力を補充できるようにするために、独自の手法を用いてこなければなりませんでした。

それはまず、適切な人を採用するところから始まります。

優れたリモートチームのための採用

リモートワークの人気が高まっているように思われますが、いまだ主流とは言えません。求職者の方は、あなたが公開する真剣な求人1件に対して、5件くらいは「いますぐ自宅で稼ごう!」という感じのうすっぺらい投稿を目にしています。その逆も同様で、あなたがの求人への真摯な応募者を1人見つけるために、リモートワークにつきまとう多数の応募者をふるいにかけなくてはいけません。通常、カバーレターの1行目に「リモートワークに興味がある」と書いていて、あなたの会社については何も知らないような人のことです。リモートワークの候補者と面接するとき、以下は危険信号です。

  • 世界中を旅行できるようなポジションで働きたい
  • どんなポジションが空いているか教えて下さい
  • ゆったりと働けるポジションを探しています
  • ぜひ家で働きたい

逆に以下は、リモートワークの候補者を採用する際にチェックしたほうが良い資質だということを知りました。

趣味に熱意を示したり、積極的な副業を行ったりしている

「開発やデザインの役割において、副業に取り組んでいることとパフォーマンスが優れていることの間に明確な相関関係があります。」とDoistのCTO、Gonçaloは述べています。いくつか例を挙げると、DoistのWindowsチームのScottは風景や結婚式、記事用の写真の写真家です。サポートチームのGalinaはロッククライマーです。 Twistの責任者であるJoãoは、ポルトガルのPortoで毎年恒例のMake or Breakハッカソンを設立しました。

趣味や副業は、特にリモートワークでは絶対に不可欠な強力な学習意欲とうまれながらの探究心を示しています。このタイプの熱意を評価するためのおすすめの方法は、面接の最後にシンプルな質問をすることです。それは「あなたのスマホにあるお気に入りのアプリは何ですか?」という質問です。正しい回答には、凝縮された熱意と思慮深い考察が含まれています。 例えば「私は本当に読書が好きなので、AudibleとKindle for iOSを使って楽しんでいます。私のTodoistアプリには、新しい本へのリンクを保存する読書プロジェクトもあります。それから、Blinkistというイケてるアプリもあって…」という感じです。「Instagramがとても楽しいです。Spotifyで音楽を聴いたり、時々Uberを使ったりもしています……」という感じの回答ではありません。(私の同僚のBeckyが言うように真のオタクは偽造できません。)

自立的に仕事をした経験がある

リモートワーク環境では、技術的な面でも心理的な面でも新しい仕事の学習に時間がかかってしまう可能性があります。それゆえ、もともとリモートワークの経験があればプラスになります。しかし、リモートワーク自体がまだまだ一般的ではないため、すでにリモートチームで成功を収めた経験がある人を見つけるのは難しい場合もあります。

この問題を回避する方法は、必ずしもリモートワークの経験がなくても良いので、深い自己責任のもとで仕事をした経験がある人に目を向けることです。例えば、自分で会社を始めたことがある人や、最初から最後までプロジェクトをリードしたことがある人、フリーランスで成功していた人、または空き時間に副業に取り組んでいるような人です。

テストプロジェクトで期待をはるかに上回ってくる

Doistでは、採用プロセスに必ずテストプロジェクトが含まれています。技術的な能力の評価に加えて、テストプロジェクトでは、候補者がどのように問題を考え、解決しているのか、また120%の努力をする意欲があるのかを垣間見ることができます。たとえば、今のソーシャルメディアマネージャのFadekeには、Doistの架空のソーシャルメディア運用カレンダー1週間分の作成を任せました。最終的に、彼女は76ページにわたる素晴らしいアイデアとコンテンツを提出してきたのです。私はその場で彼女を雇うことを決めました。

1日目からから健全な基盤を構築する

適切な人材の採用が決まったら、メンバーがチームおよび社内でキャリア的・個人的に成功するための明確で健全な基盤を確立する時です。『Radical Candor(徹底した率直さ)』というコンセプトの大ファンである私としては、リモートチームのための最も重要な基盤は個人的なレベルで信頼を築くことであると思っています。

「ほとんどの人は、最初の仕事に就いたときから、「プロフェッショナル」であれと言われ続けてきています。多くの場合、それはあなたの人間らしさを家においてこさせるためのルールです。しかし、強い関係を築くためには、個人的なレベルのケアが必要です。自分の全てを職場に持ち込む必要があるのです。」 – 『Radical Candor』の作者、Kim Scott

例えば、必要なときにいつでも手助けや柔軟な対応ができるようにチームメンバーのNeilの赤ちゃんがどうしているのかを知ることは非常に重要です。私は別のチームメンバーのHugoのカメラを通して世界を見るのが好きですし、Lucileになった気分でニュージーランドでの冒険を体感するのも好きです。チームの私生活をよく知ろうと努力をすることで、単なる「オフィス」を超えたより深い絆への扉が開かれます。このような個人的なつながりは、より率直な関係や、チームの強い一体感を育むのに役立ちます。


また、リモートチーム成功のための準備段階においては、基礎的かつ軸となる働き方の基盤を確立することも必要です。例えば、リモートチームの管理者として、積極的に次のことを理解しようとすることは有用です。

各チームメンバーがどのように(そしてどのくらいの頻度で)コミュニケーションをとるのが好きか

私たちはDoistで非同期的に働いているので、チームメンバーから即座に反応があることを決して期待していません。そうは言っても、各自の好みに合わせて管理スタイルを調整できるように、それぞれのコミュニケーションのリズムを知っておくと便利です。ある人はハンズオフ(干渉しすぎないスタイル)でうまくいっても、他の人はうまくいかないかもしれません。 Windows部門責任者のJanは次のように言っています。「自分自身の性格をもとに、必要なコミュニケーションの量を仮定しないようにしましょう。もっと連絡が必要な人もいればもっと少なくていい人もいます。この頻度については、早めにチームメンバーに確認するようにしましょう。」

チームメンバーの作業スタイル

リモートワークをする人は、自分の性格やニーズに合わせて、どのような仕事の習慣を設定するか慎重に時間をかけて考えるべきです。これは、一人きりで仕事をするときに必要とされる自己認識のレベルの高さを示します。リモートワークの環境をいろいろと試してみて、考えを共有するようにチームメンバーに促してみましょう。そのようにすることで、彼らが仕事の仕方について意識的になり、さらに彼らが好む職場環境・スケジュールの中で彼らを最もうまく支援する方法をマネージャーとして理解することができます

タスクの委任と責任の放棄の違い

新しい企業の現場にいる人にとって、チームが成長することは、「自分のレゴを引き渡す」時が来たことを意味します。そうすれば、会社はさらに素晴らしい塔を建てることができます。新入社員があなたのチームに加わったら、ある時点で、彼らは自身の責任を持ち、プロジェクトに影響力をもたらす重要な一部となる必要があります。管理者として、単にタスクを委任するのではなく、大丈夫だと信じ切って真に責任を放棄しましょう。そうすることで、チームメンバーはうまく対処をして、創造的かつ自立的に成長することができます。 (失敗をすることもありますが、そこから最も学ぶことができます)

もちろん、この種のコミュニケーションは、一回やって終わりという類のものではありません。 Doistの創設者兼CEOのAmirは、次のように書いています。「同僚と毎日直接会っていないと、問題があったとしても、問題がないと思い込みがちです。問題を早期に見つけるために信頼を構築し、定期的なコミュニケーションを取るのがマネージャーとしてのあなたの仕事です」

リモートチームのマネージャとしてあなたの最も重要な武器は、定期的な1on1の会議です。1on1の優先度をあげましょう。1on1の会議で、個人的な出来事をキャッチアップし、仕事でうまくいったことや課題について話し合い、優先順位を明確にし、チーム内での心理的な安全性を確保し、チームがどのように機能しているかを全体像を把握します。1on1についての追加情報やアドバイスについては、『Know Your Company』でマネージャーと従業員の両方の、より良い1on1のための信じられないほど包括的なガイドがまとめられています。特にリモートのチームマネージャにとっては読む価値があるでしょう。

Doistのマーケティング責任者が語るリモートワーク管理のベストプラクティス(後編)はこちら

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